Ogni volta che parliamo di automazione dei processi aziendali parliamo di semplificazione, di trasparenza, precisione e ottimizzazione ossia dei vantaggi che essa porta. Con il nostro articolo vogliamo invece spiegarvi quali sono i passaggi concreti per effettuare questa importante transizione.
Prima di iniziare è doveroso fare chiarezza sul concetto di processo aziendale. Un processo è un insieme di attività volte al raggiungimento di un obiettivo specifico. In queste attività rientrano anche operazioni comuni e ripetitive come “copia e incolla”, inserimento dati, compilazioni o generare fatture ecc. Le aziende sono, tutto sommato, un grande insieme di attività interrelate e l’automazione aziendale si concentra in particolar modo sulle attività considerate ripetitive.
Automazione dei processi aziendali
Primo step: lo studio
Il primo passo compiuto dai professionisti della digitalizzazione è quello dell’analisi e della supervisione di tutte le attività aziendali e del loro svolgimento col fine di suddividerle in varie tipologie. Le attività vengono, infatti, suddivise in quelle in cui il tocco umano è indispensabile da quelle che potrebbero essere svolte in automatico, quelle più complesse da quelle semplici e più o meno ripetitive. In questa fase, se necessario, è possibile ricorrere a interviste a dipendenti e responsabili delle varie aree prese in esame.
Secondo step: scegliere la soluzione più adatta
Le strade percorribili sono due:
- Scegliere una soluzione progettata per automatizzare precisi processi integrando una piattaforma tecnologica a supporto della gestione e automazione del processo con un forte coinvolgimento del reparto.
- Scegliere software RPA (Robotic Process Automation) ossia creare dei robot che lavorano su applicazioni esistenti imitando le azioni degli esseri umani. I robot sono in grado di imparare e quindi migliorare nel tempo.
Terzo step: l’implementazione
Una volta selezionata e progettata la soluzione di automazione più adatta all’azienda in questione si passa alla fase di implementazione e quindi della messa in pratica degli strumenti tecnologici. Parallelamente, i dipendenti verranno istruiti sulle nuove procedure e per sfruttare al meglio la nuova tecnologia; è probabile incontrare resistenze nei confronti del cambiamento, per questo motivo è necessario un accompagnamento graduale.
Quarto step: il monitoraggio
Lo step in cui avviene il monitoraggio è cruciale per capire se la soluzione tecnologica scelta è quella giusta e se tutto procede secondo le previsioni.
Spesso si considera l’automazione aziendale un obiettivo imprescindibile senza tener conto degli obiettivi e delle caratteristiche dei processi aziendali. I flussi di lavoro automatizzati di successo devono essere progettati tenendo conto di obiettivi chiari, mentre si implementa il flusso di lavoro è necessario verificarlo lungo il percorso per garantire che vengano effettivamente fatti progressi verso tale obiettivo.